NOWA INSTRUKCJA KANCELARYJNA I ARCHIWIZACJA


Szkolenie przeznaczone jest dla pracowników podmiotów wykonujących na co dzień czynności kancelaryjne tj. rejestrujących, akceptujących, podpisujących, zakładających sprawy procedujących spawy w postaci papierowej czy elektronicznej, jak również dla osób posiadających podstawową wiedzę z zakresu obsługi sekretariatu, które chcą poszerzyć swoją wiedzę na temat zasobów stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazu akt w pracy sekretariatów administracji publicznej.

Uczestnicy szkolenia zapoznają się z tzw. dobrą praktyką i zasadami zarządzania dokumentacją zarówno papierową jak i elektroniczną, zdobędą także wiedzę o prawidłowym i sprawnym procesie tworzenia prawa wewnętrznego w obszarze instrukcji kancelaryjnej. Zapoznają się z modelami przepływu informacji/dokumentu począwszy od jej wpływu, aż do zakończenia procedury jej archiwizowania.

 

     1.Podstawowe przepisy prawne z uwzględnieniem projektowanych zmian dotyczące zarządzania dokumentacją- podmioty zobowiązane do ich stosowania.

  • Systemy kancelaryjne obowiązujące w Polsce;
  • Standardowe elementy instrukcji kancelaryjnej;
  • Rzeczowy wykaz akt – istota i konstrukcja;
  • Czynności kancelaryjne wykonywane w systemie tradycyjnym;
  • Czynności kancelaryjne wykonywane w systemie EZD;
  1. Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym
  • Zadania kancelarii
  • Zasadnicze etapy obiegu dokumentacji
  • Punkty zatrzymania pism
  • Załatwianie spraw, korespondencja przychodząca i wychodząca
  • Rejestracja i znakowanie pism lub spraw
  • Formy załatwiania spraw
  • Podpisywanie pism
  • Terminy załatwiania spraw
  • Przechowywanie akt bieżących
  • Tryb przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt
  1. Czynności kancelaryjne w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją:
  • zasadnicze pojęcia dot. EZD
  • analiza mechanizmów i procesów EZD
  • etapy obiegu dokumentów w ramach EZD
  • zadania kancelarii
  • korespondencja papierowa
  • korespondencja elektroniczna
  • dekretacja
  • akceptacja jedno lub wielostopniowa
  • spis spraw w systemie EZD
  1. Podział dokumentacji ze względu na kryteria:
  • Kryterium Wartości Archiwalnej Dokumentacji
  • Kryterium ze względu na nośnik
  • Kryterium dostępności dla osób trzecich

     5.Sztuka właściwej archiwizacji dokumentów.

  • Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
  • Przekazywanie akt do archiwum zakładowego – definicja materiałów archiwalnych, standardy pomieszczeń archiwalnych, przechowywanie akt, klasyfikacja archiwalna.
  1. Dyskusja z uczestnikami szkolenia.

 

 

Cena szkolenia obejmuje:

– 5 godzin zegarowych,
– materiały szkoleniowe w formie papierowej i elektronicznej
– materiały do pracy (notes, długopis),
– kawę, herbatę, ciastka w czasie przerw,
– zaświadczenie o ukończeniu szkolenia.